成功的離職面談主要依賴于以下這些因素：

一、選擇最佳的面談時(shí)機(jī)

恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間做恰當(dāng)?shù)氖虑椋琀R只有把握好面談時(shí)機(jī)才能收到預(yù)期效果，離職面談應(yīng)利用以下兩個(gè)時(shí)間點(diǎn)與離職員工進(jìn)行交流。第一個(gè)時(shí)間點(diǎn)是得到員工離職信息時(shí)，因?yàn)檫@個(gè)時(shí)候許多員工的離職意愿還不是非常明確、堅(jiān)定，有時(shí)可能僅因某件事情的刺激而萌生去意，此時(shí)如能及時(shí)溝通，化解其一時(shí)之沖動(dòng)，往往能使員工收回辭職決定，不至于使事情鬧僵以至沒(méi)有回旋余地；第二個(gè)時(shí)間點(diǎn)是員工去意已決并辦理完離職手續(xù)之后，因?yàn)榇藭r(shí)離職員工已無(wú)任何顧忌所以最容易講出心中的真話。

二、營(yíng)造寬松的客觀環(huán)境

在進(jìn)行離職面談時(shí)，首先要注意面談的時(shí)間和地點(diǎn)的選擇。由于離職面談的特殊性，面談地點(diǎn)應(yīng)該具有一定的隱私性，一方面不要讓其他員工知曉，畢竟這不像普通的員工談話，另一方面也能避免面談過(guò)程中被打斷和干擾，好的訪談環(huán)境有利于讓離職員工在無(wú)拘無(wú)束地情況下自由地談?wù)搯?wèn)題。例如可以嘗試選擇在能夠讓人精神放松的、伴有舒緩音樂(lè)的、空間明亮的咖啡廳，而不是每天都令人緊張壓抑的辦公室。離職面談的時(shí)間可以根據(jù)交談的深入情況靈活掌握，而不一定要有明確的限定，因?yàn)檫@不是例行公事，而是一次與離職員工毫無(wú)約束完全敞開的友好交流。

三、充分運(yùn)用技巧、積極地傾聽(tīng)

盡管客觀環(huán)境應(yīng)該是寬松和無(wú)約束的，但這并不代表離職面談只是普通的日常交流，實(shí)際上離職面談也是有技巧可言的。HR在交談中應(yīng)注意面談技巧，不要只是按照事先列出的問(wèn)題逐一發(fā)問(wèn)，更主要的是要積極地傾聽(tīng)。如果有不清楚的地方，還要仔細(xì)詢問(wèn)，同時(shí)也要適時(shí)保持沉默，讓離職員工有足夠思考的時(shí)間。

HR應(yīng)該在事先把握離職真實(shí)原因的基礎(chǔ)上，充分了解面談對(duì)象的性格特征，從細(xì)節(jié)之處捕捉面談對(duì)象當(dāng)時(shí)的心理狀態(tài)，并預(yù)期其將產(chǎn)生的反應(yīng)，以此選擇合適的面談切入方式，并有效避免面談過(guò)程中出現(xiàn)冷場(chǎng)、情緒激化、失控并導(dǎo)致面談不能繼續(xù)和面談失敗的情形發(fā)生。HR可以先幫面談對(duì)象倒杯水，以此營(yíng)造輕松的氣氛，以善意的動(dòng)作卸去彼此對(duì)立的立場(chǎng)，建立彼此互信的關(guān)系。同時(shí)，在面談的過(guò)程當(dāng)中，還應(yīng)隨時(shí)察言觀色，設(shè)法將自己的立場(chǎng)與被面談?wù)哒驹谕魂嚲€上，專注傾聽(tīng)其所抱怨的人或事。當(dāng)被面談?wù)弋a(chǎn)生防衛(wèi)的情形，HR應(yīng)及時(shí)地關(guān)心他的感受，不要唐突地介入問(wèn)題，更不可做出任何承諾，最重要的是要將面談重點(diǎn)記錄下來(lái)，便于之后的分析整理工作。面談?wù)叩慕巧珣?yīng)該是多聽(tīng)，做離職者的傾聽(tīng)者，適當(dāng)提出問(wèn)題即可；少說(shuō)，及時(shí)做良性或補(bǔ)救性的溝通，必要時(shí)給予指導(dǎo)和幫助。

如果離職者是懷著對(duì)企業(yè)怨恨的心理而離開的，可能會(huì)牢騷滿肚，對(duì)此，面談?wù)咭M量聽(tīng)他發(fā)泄出來(lái)，同時(shí)盡可能詢問(wèn)令他不滿的原因，以便讓企業(yè)能夠發(fā)現(xiàn)自身管理上的弱點(diǎn)與漏洞，并盡量消除其中的誤會(huì)，因?yàn)闇p少他的抱怨也就為企業(yè)減少了一個(gè)“敵人”。

四、選擇合適的交流主題，充分體現(xiàn)人文關(guān)懷

在面談時(shí)HR還應(yīng)選好交流的主題，且盡量使之與離職員工的利益直接相關(guān)，如對(duì)跳槽性質(zhì)的員工進(jìn)行面談應(yīng)重點(diǎn)了解其辭職的原因和想法，究竟是為了個(gè)人發(fā)展、學(xué)習(xí)及家庭原因，還是對(duì)企業(yè)的管理模式、管理層的工作風(fēng)格、團(tuán)隊(duì)的氛圍、績(jī)效的評(píng)價(jià)狀況、當(dāng)前職位工作內(nèi)容等不滿。但無(wú)論如何面談要以企業(yè)尊重其個(gè)人人格和離職決定為基調(diào)，通過(guò)離職面談?chuàng)嵛?、挽留價(jià)值員工，提醒跳槽員工違約責(zé)任、保密責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等。因此，在對(duì)跳槽員工進(jìn)行面談時(shí)，除了要設(shè)置較為輕松的面談環(huán)境以外，更應(yīng)將重心放在對(duì)員工的人文關(guān)懷，了解員工日后的職業(yè)發(fā)展計(jì)劃等方面。例如，讓員工填寫離職原因、離開公司后的打算、對(duì)公司管理的建議和看法、價(jià)值追求，以及傳達(dá)企業(yè)對(duì)員工的評(píng)價(jià)和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃建議，如果還能向員工表示出可以“好馬也吃回頭草”的意向，則能將公司的人文關(guān)懷進(jìn)行得更為徹底。

五、離職面談的程序

離職面談可以參照以下程序來(lái)進(jìn)行：

1、面談的準(zhǔn)備工作

　　1)了解離職者的基本情況。包括姓名﹑年齡﹑部門﹑職稱﹑到職時(shí)間等；

　　2)根據(jù)離職者的情況，準(zhǔn)備面談的話題；

　　3)安排面談的時(shí)間、地點(diǎn)、布置環(huán)境，力求讓接受面談?wù)咴谝环N輕松的狀態(tài)下把真實(shí)的想法表達(dá)清楚。

2、面談的過(guò)程安排

　　1)請(qǐng)面談?wù)呷胱?，以握手、點(diǎn)頭、微笑等開場(chǎng)；

　　2)自我介紹，表明身份，簡(jiǎn)要闡述本次面談的話題和目的；

例如：您好，我是人力資源部XXX，今天約您過(guò)來(lái)主要是想與您談一下關(guān)于您離職的情況，以便于我們做好以后的工作，今天面談的結(jié)果我會(huì)為您保密，不會(huì)對(duì)您造成任何不良影響。

　　3)提出問(wèn)題，范圍盡量要廣，給對(duì)方充分的空間表達(dá)；

　　例如：您方不方便談一下都是哪幾個(gè)方面促使您做出這個(gè)決定呢?而不是說(shuō)：您覺(jué)得這里的工資讓您滿意嗎?

　　4)深入了解情況，如果對(duì)方不拒絕的話；

　　例如：如果對(duì)方說(shuō)公司管理制度不完善，那么不妨問(wèn)一下：您覺(jué)得哪些方面需要改進(jìn)呢?

　　5)面談過(guò)程中要注意對(duì)方的情緒變化，站在外方的角度考慮，提問(wèn)的過(guò)程中體現(xiàn)出公司對(duì)員工的關(guān)懷；

　　6)尊重對(duì)方，盡量避免提出涉及離職人員個(gè)人隱私的問(wèn)題；

　　7)面談結(jié)束，感謝對(duì)方配合，以握手等方式客氣地送對(duì)方離開，并祝對(duì)方有一個(gè)美好的前途。

3、做好面談?dòng)涗?/p>

面談前征求對(duì)方意見(jiàn)，如果對(duì)方同意做記錄，應(yīng)當(dāng)于面談過(guò)程中及時(shí)做好記錄。如果對(duì)方覺(jué)得“白紙黑字”，擔(dān)心不良后果，造成面談時(shí)態(tài)度拘緊，不能傾談，就應(yīng)當(dāng)向?qū)Ψ奖硎厩敢?，用心?tīng)對(duì)方談話要點(diǎn)，于面談后第一時(shí)間記錄下與該離職人員的面談情況。

4、整理面談?dòng)涗?、總結(jié)規(guī)律、提出建議

　　1)面談結(jié)束后，及時(shí)對(duì)面談?dòng)涗涀龀稣?，總結(jié)出該離職者的原因及規(guī)律。提出分析報(bào)告，交經(jīng)理審核并保存資料。

　　2)總結(jié)自己在此次面談中的得失，發(fā)揚(yáng)優(yōu)勢(shì)，改正不足，以期下次面談做得更好。

六、離職面談的后續(xù)工作

HR在結(jié)束了離職面談之后，并不意味著整個(gè)離職管理工作就告完畢。根據(jù)離職面談反饋分析的結(jié)果采取相應(yīng)行動(dòng)才是至關(guān)重要的，因?yàn)閷⒚嬲劮答佫D(zhuǎn)化為改進(jìn)企業(yè)管理工作的行動(dòng)才是離職面談的終極目的，同時(shí)也是驗(yàn)證和維護(hù)此項(xiàng)工作流程重要性及實(shí)施效果的重要因素。

1、檢驗(yàn)離職面談信息真?zhèn)?/p>

HR可以把員工在離職面談中所反映出來(lái)的一些有價(jià)值的信息或企業(yè)在管理中存在的問(wèn)題和漏洞，反饋給其直接主管，也可以用其個(gè)人基本資料、培訓(xùn)及考核記錄進(jìn)行求證。比如，根據(jù)考核的記錄注意到該員工沒(méi)有某項(xiàng)技能，那么他離職的根本原因就是不能勝任工作或缺乏培訓(xùn)，而不是他所說(shuō)的薪水待遇偏低。另外還可以通過(guò)與其他在職員工的談話來(lái)驗(yàn)證，比如，面談中員工的離職原因是工作條件，那么就有必要和仍在該崗位上工作的員工交流以核實(shí)真?zhèn)巍?/p>

2、提煉信息輸出報(bào)表

人力資源部門應(yīng)該以月度、季度或年度等為時(shí)間單位，將離職面談所獲的信息、數(shù)據(jù)進(jìn)行細(xì)致分析，提煉出導(dǎo)致員工流失的關(guān)鍵要素，測(cè)算出流失成本，并綜合成離職原因分析統(tǒng)計(jì)報(bào)表，通過(guò)分析匯總，全面反應(yīng)員工離職的真正原因、整體人事變動(dòng)情況以及據(jù)此提出的改進(jìn)公司政策、管理制度方面的建議，最終提交給分管領(lǐng)導(dǎo)參考決策。

3、采取相應(yīng)改進(jìn)措施

離職面談的最終目的還是為了減少人事變動(dòng)和降低員工離職成本，所以企業(yè)相應(yīng)的改進(jìn)措施才是離職面談的真正價(jià)值之所在。比如，若通過(guò)離職面談發(fā)現(xiàn)大多數(shù)員工對(duì)工作條件、環(huán)境等都非常滿意，對(duì)其直接主管也無(wú)異議，但還是離職不干了，因?yàn)楣舅缎剿荒軡M足他們的基本生活開銷，此時(shí)提高薪資水平就成為企業(yè)留住員工的關(guān)鍵。又如，很多員工對(duì)績(jī)效考核不滿，致使員工離職，人力資源部門就得重新審視考核指標(biāo)及權(quán)重、考核方式等。再如，應(yīng)該得到某項(xiàng)培訓(xùn)的員工始終未得到培訓(xùn)而導(dǎo)致離職，這時(shí)就要考慮做好培訓(xùn)需求分析等。

員工離職意味著他的一個(gè)職業(yè)生涯告一段落，另一個(gè)新的職業(yè)生涯即將開始。此時(shí)，企業(yè)如果能夠出面對(duì)其既往生涯進(jìn)行全面客觀的總結(jié)、評(píng)價(jià)，對(duì)其新的職業(yè)生涯進(jìn)行必要合理建議，那么對(duì)離職員工來(lái)說(shuō)將是莫大的安慰，也是企業(yè)對(duì)員工個(gè)人發(fā)展負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。因此，離職面談是“以人為本”的一種體現(xiàn)，既是對(duì)離職員工的撫慰或挽留，又是對(duì)在職員工的心理安慰，減少員工的離職給在職員工帶來(lái)心理波動(dòng)。企業(yè)絕不應(yīng)該把員工離職面談看作是一種包袱或例行公事，而應(yīng)該高度重視，并納入員工關(guān)系管理體系之內(nèi)，使員工離職后仍然能夠成為企業(yè)的人力資源。